Modele Komunikacji w Procesie Planowania Zarządzania Komunikacją

W tej lekcji omówimy modele komunikacji, które są istotne dla efektywnego zarządzania komunikacją w projekcie.

Modele Komunikacji

Podczas planowania zarządzania komunikacją musimy wybrać odpowiedni model komunikacji, aby zapewnić skuteczność procesu. Istnieją trzy główne modele komunikacji, które różnią się poziomem złożoności:

Model podstawowy:
- Składa się z nadawcy i odbiorcy.
- Nadawca koduje wiadomość, wysyła ją za pomocą medium (np. Internet, telefon), a odbiorca ją odbiera i dekoduje.
- W modelu podstawowym nadawca troszczy się jedynie o to, czy wiadomość została dostarczona, a niekoniecznie, czy została zrozumiana.
Model interaktywny:
- Podobny do modelu podstawowego, ale wymaga zwrotnego potwierdzenia od odbiorcy, że wiadomość została zrozumiana.
- W tym modelu nadawca bierze pod uwagę „szumy” (np. dystans fizyczny, emocje, słabe umiejętności słuchania), które mogą wpływać na zrozumienie wiadomości.
Model międzykulturowy:
- Uwzględnia zarówno szumy, jak i różnice kulturowe, które mogą wpływać na komunikację.
- Na przykład ruch głowy w jednej kulturze może oznaczać „tak”, a w innej „nie”. Nadawca bierze takie różnice pod uwagę, aby uniknąć nieporozumień.

Czynniki Wpływające na Efektywność Komunikacji

Niezależnie od wybranego modelu, nadawca powinien uwzględnić czynniki werbalne i niewerbalne podczas kodowania wiadomości, gdyż wpływają one na efektywność komunikacji:

Czynniki werbalne: Wybór słów, ton głosu.
Czynniki niewerbalne: Mowa ciała, mimika, gesty.

Odbiorca natomiast powinien stosować aktywne słuchanie, aby pokazać, że zrozumiał wiadomość i ewentualnie wyrazić zgodę lub brak zgody za pomocą mowy ciała.

Inne Modele Komunikacji

Tryby komunikacji Cockburna:
- Według Alistaira Cockburna najbardziej efektywnym sposobem komunikacji jest rozmowa twarzą w twarz przy tablicy, a najmniej efektywnym – komunikacja za pomocą e-maila.
- Zgodnie z tą teorią bogactwo komunikacji zwiększa się od e-maila, przez rozmowy telefoniczne i wideo, po rozmowy twarzą w twarz z użyciem tablicy.
Model bogactwa mediów Daft i Lengel:
- Stwierdza, że skuteczność komunikacji wzrasta od dokumentów masowych przez rozmowy telefoniczne i wideo, aż po bezpośrednie rozmowy twarzą w twarz.
Gulf of Execution i Evaluation Normana:
- Gulf of Execution odnosi się do różnicy między intencjami użytkownika a tym, co system pozwala zrobić. Mała luka oznacza, że system działa zgodnie z oczekiwaniami użytkownika.
- Gulf of Evaluation dotyczy stopnia, w jakim system dostarcza wskazówki pozwalające zrozumieć, jak wykonać dane zadanie. Mała luka wskazuje, że system jest intuicyjny i łatwy w obsłudze.

Projektując produkt, powinniśmy uwzględnić oba te aspekty, aby zapewnić lepszą komunikację między produktem a użytkownikiem.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego modelu komunikacji pozwala dostosować sposób przekazywania informacji do specyfiki projektu i potrzeb interesariuszy.