Proces Przeprowadzania Zamówień

W ramach tego procesu będziemy zajmować się działaniami wykonawczymi. Proces ten obejmuje działania od momentu uzyskania dokumentów przetargowych od potencjalnych dostawców aż do podpisania kontraktu. Przyjrzyjmy się bliżej etapom tego procesu.

Po zidentyfikowaniu potencjalnych dostawców możemy dodać kolejnych, np. poprzez ogłoszenia na naszej stronie, w mediach społecznościowych czy w gazetach, co jest szczególnie istotne przy dużych zamówieniach. Po finalizacji listy potencjalnych dostawców i przesłaniu im dokumentów przetargowych, dostawcy analizują je i oceniają ryzyko. Mogą pojawić się pytania dotyczące zamówienia, na które odpowiadamy podczas konferencji przetargowej, która, choć nieobowiązkowa, jest dobrą okazją do omówienia szczegółów zamówienia.

Warto upewnić się, że osoba odpowiedzialna za komunikację z dostawcami jest dostępna, a wszystkie potencjalne pytania są odpowiednio przygotowane. Po konferencji wszystkie odpowiedzi są dokumentowane i wysyłane do dostawców, którzy mają prawo zadawać pytania lub wyjaśnić wszelkie niejasności. W niektórych źródłach konferencje te mogą być nazwane konferencjami wykonawców, dostawców lub konferencjami przedprzetargowymi.

Zbieranie Ofert i Ich Ocena

Po zebraniu ofert, przystępujemy do ich oceny. Na tym etapie eliminujemy dostawców, którzy nie spełniają minimalnych wymagań zamówienia, na przykład dostawców, którzy nie przedstawili wymaganej gwarancji. Następnie pozostałych dostawców klasyfikujemy, stosując system ocen, uwzględniający kryteria wyboru dostawcy, takie jak cena, liczba lat działalności, stabilność finansowa, referencje oraz jakość i terminowość wcześniejszych realizacji.

Po przyznaniu punktacji i jej analizie możemy wybrać najlepszego dostawcę z najwyższą oceną lub stworzyć krótką listę dostawców, którzy spełniają określone kryteria. Może pojawić się potrzeba dodatkowych prezentacji lub negocjacji, co pozwala na bardziej precyzyjne określenie możliwości i preferencji dostawców.

Negocjacje

Negocjacje prowadzi menedżer ds. zamówień, jednak jako kierownicy projektów również powinniśmy uczestniczyć w tych rozmowach, podobnie jak kierownik projektu po stronie dostawcy. W zależności od rodzaju dokumentów przetargowych, negocjacje mogą być niezbędne, szczególnie przy zapytaniach ofertowych czy prośbach o propozycje. Warto przygotować strategię negocjacyjną, która obejmuje momenty, w których warto poprosić o obniżenie ceny, odczekać lub wycofać się z rozmów, co może pomóc w uzyskaniu najlepszego wyniku.

Celem negocjacji jest nie tylko uzyskanie najlepszej ceny, ale także nawiązanie dobrych relacji z dostawcą. Negocjacje nie powinny być postrzegane jako sytuacja wygrana-przegrana – powinny przynieść korzyści obu stronom. W trakcie negocjacji omawiamy najważniejsze elementy, takie jak zakres, harmonogram i cena. To właśnie zakres jest kluczowy, ponieważ niewłaściwie określony może wpłynąć zarówno na harmonogram, jak i koszty.

Poza tymi trzema kluczowymi elementami, negocjowane są również inne kwestie, takie jak jakość, ryzyko, warunki płatności, spotkania i raporty, które mają być dostarczane.

Finalizacja i Podpisanie Kontraktu

Po zakończeniu negocjacji wyłaniamy najlepszego dostawcę. Następnie rozpoczynają się negocjacje dotyczące szczegółowych warunków kontraktu, które mogą potrwać dłużej. W międzyczasie dostawca może poprosić o list intencyjny, aby móc zatrudnić członków zespołu czy zamówić materiały niezbędne do realizacji projektu. List ten zapewnia dostawcy potwierdzenie intencji zawarcia kontraktu, co umożliwia mu rozpoczęcie przygotowań do realizacji zamówienia.