Identyfikacja Interesariuszy

Identyfikacja Interesariuszy

Witajcie! W tej lekcji omówimy proces identyfikacji interesariuszy, który jest procesem inicjującym.

Jak wspomniałem w poprzedniej lekcji, w tej fazie identyfikujemy interesariuszy. Powinniśmy rozpocząć identyfikację interesariuszy zaraz po opracowaniu karty projektu. Innymi słowy, po stworzeniu karty projektu musimy najpierw zidentyfikować interesariuszy.

Nie powinniśmy rozpoczynać planowania, zanim nie zidentyfikujemy wszystkich interesariuszy obecnych na danym etapie.

Dlaczego Wczesna Identyfikacja Interesariuszy Jest Ważna?

Co się stanie, jeśli zaczniemy planowanie bez wcześniejszej identyfikacji interesariuszy i ich oczekiwań? Jeśli zapomnimy o którymś z nich, w przyszłości ci pominięci interesariusze mogą zgłosić swoje wymagania. Czasami te wymagania mogą powodować dodatkowy zakres pracy, czas i koszty, co może prowadzić do problemów.

Jednak to nie oznacza, że identyfikujemy interesariuszy tylko na początku projektu i na tym koniec. Na początku projektu powinniśmy zidentyfikować wszystkich interesariuszy, jak tylko możemy, ale niektórzy mogą zostać zidentyfikowani dopiero po rozpoczęciu prac.

Dokument Rejestr Interesariuszy

W wyniku procesu identyfikacji interesariuszy uzyskujemy rejestr interesariuszy. W rejestrze interesariuszy określamy role i odpowiedzialności interesariuszy oraz ich kluczowe wymagania i oczekiwania.

Wymagania to aspekty, które mogą wpłynąć na projekt, jeśli zostaną pominięte. Oczekiwania są podobne do wymagań, ale są często ukryte, np. sponsor może wymagać podpisywania ważnych decyzji, ale może oczekiwać umiarkowanego zaangażowania w codzienne działania projektowe.

Priorytetyzacja Interesariuszy

W rejestrze określamy poziom mocy, zainteresowania i wpływu interesariuszy. Dzięki temu możemy ich priorytetyzować i zrozumieć, które wymagania i oczekiwania są ważniejsze. Informacje te będą przydatne podczas planowania zaangażowania interesariuszy.

Narzędzia i Techniki do Identyfikacji Interesariuszy

Kierownik projektu nie powinien identyfikować interesariuszy samodzielnie. Zamiast tego, kierownik projektu powinien współpracować z zespołem i innymi interesariuszami, aby ich zidentyfikować. Narzędzia i techniki przydatne do tego celu obejmują:

1. Ankiety i kwestionariusze – Możemy pytać członków zespołu oraz innych interesariuszy o potencjalnych nowych interesariuszy.
2. Sesje burzy mózgów – Sesje te pozwalają zidentyfikować dodatkowych interesariuszy.
3. Analiza dokumentów – Przegląd dokumentacji, np. umów, zapisów z wcześniejszych projektów, pozwala zidentyfikować dodatkowych interesariuszy.

Analiza Interesariuszy

Po zidentyfikowaniu interesariuszy określamy, jakie mają oczekiwania, potrzeby, role, odpowiedzialności, poziom zainteresowania, wpływu oraz ich moc. Zadajemy sobie m.in. pytania:

• Kto ma interes w projekcie i kogo projekt dotyczy?
• Kto posiada wiedzę specjalistyczną, która może wpłynąć na projekt?
• Kto ma prawa prawne lub moralne do projektu?

Mapowanie Interesariuszy

W analizie interesariuszy możemy użyć różnych narzędzi do mapowania, np.:

1. Siatka moc-zainteresowanie – Na osi Y mamy moc, a na osi X zainteresowanie. W zależności od poziomu mocy i zainteresowania klasyfikujemy interesariuszy, np. ci o dużej mocy i zainteresowaniu są ściśle zarządzani.
2. Model Wyrazistości – Klasyfikuje interesariuszy według ich mocy, legitymacji i pilności.
3. Kierunki Wpływu – Klasyfikujemy interesariuszy na tych o wpływie w dół (zespół projektowy), w górę (zarząd), na bok (inni menedżerowie) i na zewnątrz (zewnętrzni interesariusze).

Analiza Priorytetów Interesariuszy

Po zrozumieniu i analizie interesariuszy określamy, którzy z nich są najważniejsi dla projektu. Możemy użyć rejestru interesariuszy, aby zidentyfikować, którzy interesariusze mogą pomóc w zmniejszeniu ryzyka, a którzy mogą je zwiększyć, oraz którzy mają dużą moc wpływającą na projekt.

Należy pamiętać, że informacje takie jak potrzeby, oczekiwania i priorytety interesariuszy są poufne. Naszym celem jest zwiększenie poziomu ich zaangażowania, ale to może być źle zrozumiane przez innych, np. niektórzy mogą myśleć, że tworzymy „czarną listę”, czego chcielibyśmy uniknąć.

Identifying Stakeholders

Hello! In this lecture, we’ll discuss the process of identifying stakeholders, an initiating process.

As I mentioned in the previous lecture, this is where we identify the stakeholders. We should start identifying stakeholders right after developing the project charter. In other words, once the project charter is completed, the next step is to identify stakeholders.

We should not begin planning before identifying all the current stakeholders.

Why Early Stakeholder Identification is Important

What happens if we start planning without identifying stakeholders and understanding their expectations? If we overlook any stakeholders, they may later come to us with their requirements. These requirements could add scope, time, and costs to the project, which may lead to challenges.

However, this doesn’t mean that we identify stakeholders only at the beginning and are done. We should identify as many stakeholders as possible early on, but some stakeholders may only be identified after the project has begun.

The Stakeholder Register Document

The output of the stakeholder identification process is the stakeholder register. In the stakeholder register, we specify the roles and responsibilities of stakeholders, as well as their major requirements and expectations.

Requirements are aspects that may affect the project if overlooked. Expectations are similar to requirements but are often hidden, such as a sponsor requiring sign-off on major decisions but expecting only moderate involvement in day-to-day project activities.

Prioritizing Stakeholders

In the register, we define each stakeholder’s level of power, interest, and influence. This helps us prioritize them and understand which requirements and expectations are more critical. This information will be useful when planning stakeholder engagement.

Tools and Techniques for Identifying Stakeholders

The project manager should not identify stakeholders alone. Instead, the project manager should work with the team and other stakeholders to identify them. Some tools and techniques that can help include:

1. Surveys and Questionnaires – These allow us to ask team members and other stakeholders about potential new stakeholders.
2. Brainstorming Sessions – These sessions help identify additional stakeholders.
3. Document Analysis – Reviewing documents such as contracts and records from past projects can reveal additional stakeholders.

Stakeholder Analysis

After identifying stakeholders, we determine their expectations, needs, roles, responsibilities, levels of interest, influence, and power. We ask questions such as:

• Who is interested in the project and who will be impacted by it?
• Who has expert knowledge that could influence the project?
• Who holds legal or moral rights to the project?

Mapping Stakeholders

In stakeholder analysis, we can use various mapping tools, such as:

1. Power-Interest Grid – Here, power is on the Y-axis, and interest is on the X-axis. Based on levels of power and interest, we classify stakeholders, e.g., those with high power and interest are managed closely.
2. Salience Model – This classifies stakeholders by power, legitimacy, and urgency.
3. Direction of Influence – We classify stakeholders by their influence direction: downward (project team), upward (senior management), sideways (other managers), and outward (external stakeholders).

Stakeholder Prioritization Analysis

Once we understand and analyze stakeholders, we determine which are the most important by prioritizing them. We can use the stakeholder register to identify who can help reduce risks or add more uncertainty and who holds strong influence that could affect the project positively or negatively.

It’s important to remember that information such as stakeholder needs, expectations, and priorities is confidential. Our goal in gathering and analyzing this information is to increase stakeholder engagement, but this effort could be misinterpreted by others, e.g., some might think we’re creating a “blacklist,” which we want to avoid.