Integrated Change Control Process część 2

W dzisiejszym wykładzie zgłębimy naturę zmian oraz skuteczne strategie zarządzania nimi. Przyjrzymy się również szerszemu kontekstowi, aby lepiej zrozumieć ten proces.

Przed rozpoczęciem projektu zazwyczaj dążymy do pozytywnego nastawienia i podejmujemy kroki, aby zminimalizować potencjalne problemy. Niemniej jednak wyzwania są nieuniknione, nawet mimo najlepszych starań. Gdy pojawia się problem, staramy się go rozwiązać, co często prowadzi do zmian w projekcie.

Większość tych zmian wymaga zatwierdzenia przez Radę Kontroli Zmian lub sponsora projektu, choć w niektórych przypadkach może wystarczyć zgoda kierownika projektu. Jeśli zmiana wpływa na kluczowe dokumenty, takie jak plan zarządzania projektem, dokumentacja projektu, bazowe parametry projektu czy polityki firmy, musi zostać autoryzowana przed wdrożeniem. Z kolei, jeśli zmiana nie wpływa na te istotne dokumenty, może wystarczyć zgoda kierownika projektu.

Wytyczne dotyczące oceny, odrzucania, zatwierdzania i wdrażania zmian są określone w planie zarządzania zmianami. Jeśli plan zarządzania zmianami stanowi, że wszystkie zmiany wymagają zatwierdzenia przez Radę Kontroli Zmian, bez względu na ich wpływ, należy przestrzegać tej zasady.

Teraz omówmy skuteczne strategie zarządzania zmianami. Ważne jest, aby zapobiegać przyczynom problemów, zanim przystąpimy do ich rozwiązywania. W ten sposób wiele problemów można wyeliminować jeszcze przed ich pojawieniem się. Niemniej jednak, mimo środków zapobiegawczych, niektóre wyzwania mogą się pojawić w trakcie cyklu życia projektu, co często wymaga wprowadzenia zmian.

W odpowiedzi na problem kluczowe jest zidentyfikowanie prac, które mogą wymagać zgłoszenia zmiany. Po ustaleniu, co należy zmienić, konieczna jest ocena wpływu w ramach odpowiedniego obszaru wiedzy. Zazwyczaj analizę tę przeprowadza osoba inicjująca zgłoszenie zmiany. Na przykład, jeśli pracujesz nad hormonogramem projektu i chcesz zmodyfikować bazowy harmonogram, musisz ocenić, jak ta zmiana wpłynie na całkowitą linię czasową. Ta ocena powinna zostać przeprowadzona przed przygotowaniem zgłoszenia zmiany.

Gdy jesteś gotowy do złożenia zgłoszenia zmiany, konieczne jest ocenienie jej skutków dla wszystkich aspektów projektu. Na przykład, należy określić, czy zmiana harmonogramu będzie miała wpływ na budżet lub inne składowe projektu. Ważne jest, aby każda zmiana była zgodna z celami projektu; każde zgłoszenie sprzeczne z tymi celami prawdopodobnie zostanie odrzucone.

Po ocenie skutków zmiany należy określić opcje, które mogłyby zminimalizować ryzyko i zwiększyć szanse. Celem jest tutaj złagodzenie skutków zmiany na projekt. W tym momencie masz trzy opcje: jeśli zmiana jest zgodna z celami projektu, możesz ją zatwierdzić. Alternatywnie możesz ją odrzucić lub odroczyć do późniejszego rozpatrzenia.

Niezależnie od tego, czy zatwierdzisz, odrzucisz, czy odroczysz zmianę, kluczowe jest udokumentowanie wyniku w rejestrze zmian. Zapewnia to przejrzystość dla wszystkich interesariuszy, informując ich o statusie zmiany. Po udokumentowaniu wyników zakończysz obsługę odrzuconych lub odroczonych zgłoszeń zmian. Jednak w przypadku zatwierdzenia zmiany konieczna będzie aktualizacja wszelkich dokumentów, które zostały nią objęte. Może to obejmować aktualizację planu zarządzania projektem, dokumentacji projektowej, bazowych parametrów projektu lub kontraktów.

Po aktualizacji należy upewnić się, że wszyscy są świadomi zmian i korzystają z najnowszych wersji dokumentów. Jak omawialiśmy we wcześniejszych wykładach, zarządzanie konfiguracją będzie w tym procesie pomocne. Ostatecznie będziesz zarządzać projektem zgodnie z zaktualizowanym planem zarządzania projektem i dokumentacją.

I właśnie tak zarządzamy zmianami i zgłoszeniami zmian. Działania te nadzoruje Rada Kontroli Zmian, a zadania w ramach wyznaczonego schematu są częścią procesu zintegrowanej kontroli zmian.

Wykorzystanie narzędzi do kontroli zmian, czy to systemów dedykowanych, czy komercyjnego oprogramowania, może usprawnić te procesy. Dodatkowo zarządzanie konfiguracją stanowi kluczowy element zarządzania zmianami, więc narzędzia do kontroli zmian powinny wspierać zarówno działania z zakresu zarządzania zmianami, jak i konfiguracją.

W tym kontekście techniki analizy danych mogą pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji. Na przykład zastosowanie analizy kosztów i korzyści lub analizy alternatyw może pomóc w określeniu najlepszych opcji minimalizowania ryzyk lub zwiększania szans. Mogą być również stosowane inne metody podejmowania decyzji, takie jak głosowanie, autokracja czy analiza decyzji wielokryterialnych.

Zatrzymajmy się na chwilę przy tych technikach podejmowania decyzji. W trakcie projektu pojawi się wiele sytuacji wymagających decyzji. Te decyzje są kluczowe, ponieważ mogą bezpośrednio wpływać na sukces projektu. Konsekwentnie złe decyzje mogą doprowadzić do niepowodzenia projektu.

Pewne techniki mogą pomóc w podejmowaniu trafnych decyzji, zwane technikami podejmowania decyzji. Głosowanie to jedna z takich metod. W tym podejściu przedstawia się sytuację, a wszyscy zaangażowani głosują nad najlepszym kierunkiem działania. Następnie decyzja jest podejmowana w oparciu o wynik głosowania.

Autokracja to inna strategia podejmowania decyzji, gdzie jeden interesariusz ma uprawnienia do podejmowania decyzji samodzielnie. Ten interesariusz bierze pełną odpowiedzialność za podjęte decyzje.

Bardziej systematycznym podejściem jest analiza decyzji wielokryterialnych, która polega na analizie i ocenianiu ryzyk w celu podjęcia decyzji.

Welcome back to our session on the Integrated Change Control Process.

In this lecture, we will explore the nature of changes and effective strategies for managing them. We will also examine the broader context to clarify our understanding of this process.

Before a project begins, we typically aim for a positive outlook and take steps to mitigate potential issues. However, challenges are bound to arise despite our best efforts. When a problem surfaces, we strive to address it, often leading to changes in the project.

Most of these changes require approval from the Change Control Board or the project sponsor, though in some cases, the project manager’s approval may suffice. If a change impacts critical documents, such as the project management plan, project documentation, project charter baselines, or company policies, it must receive authorization before implementation. Conversely, if the change does not affect these significant documents, the project manager’s approval may suffice.

Guidelines for evaluating, rejecting, approving, and implementing changes are outlined in the change management plan. If the change management plan stipulates that all changes require approval from the Change Control Board, irrespective of their impact, adherence to this rule is essential.

Now, let’s discuss effective strategies for managing changes. It’s important to prevent the root causes of problems before tackling them. By doing so, many issues can be eliminated before they arise. However, despite preventive measures, some challenges may still emerge during the project lifecycle, often prompting necessary changes.

In response to a problem, identifying the work that may require a change request is crucial. Once you’ve pinpointed what needs to be changed, assessing the impact within the relevant knowledge area is essential. Typically, this analysis is conducted by the individual initiating the change request. For example, if you are the project scheduler and wish to modify the schedule baseline, you’ll need to evaluate how this change will affect the overall timeline. This assessment should be completed before drafting a change request.

Once prepared to submit a change request, evaluating its implications across all facets of the project is necessary. For instance, determine if the change to the schedule baseline will impact the budget or any other project components. A key consideration is that any change must align with the project’s objectives; any request contradicting these goals will likely be denied.

After assessing the change’s impacts, identify options that could minimize risks and enhance opportunities. The aim here is to mitigate the change’s effects on the project. At this point, you have three choices: if the change aligns with the project’s goals, you can approve it. Alternatively, you may choose to reject it or postpone it for later consideration.

Regardless of whether you approve, reject, or delay the change, documenting the outcome in the change log is crucial. This ensures transparency for all stakeholders, keeping them informed about the change’s status. Once the results are documented, you conclude your handling of rejected or postponed change requests. However, if the request is approved, updating any affected documents becomes necessary. This may involve revising the project management plan, project documents, project charter baselines, or contracts.

After updating, it’s essential to ensure that everyone is aware of the changes and using the latest document versions. As discussed in previous lectures, configuration management will assist in this process. Ultimately, you will manage the project according to the updated project management plan and documentation.

And that’s how we manage changes and change requests. These activities are overseen by the Change Control Board, and the tasks within the designated framework are part of the Integrated Change Control Process.

Utilizing change control tools, whether custom-built systems or commercial software, can streamline these processes. Additionally, configuration management is a key component of change management, so change control tools should facilitate both change and configuration management activities.

In this context, data analysis techniques can assist in making informed decisions. For example, employing cost-benefit analysis or alternative analysis can help determine the best options for mitigating risks or enhancing opportunities. Other decision-making methods, like voting, autocracy, or multi-criteria decision analysis, can also be applied.

Let’s take a moment to delve into these decision-making techniques. Throughout the project, numerous situations will require decisions. These decisions are crucial, as they can directly impact the project’s success. Consistently poor decisions may lead to project failure.

Certain techniques can aid in making sound decisions, known as decision-making techniques. Voting is one such method. In this approach, a situation is presented, and everyone involved votes on the best course of action. The decision is then made based on the outcome of the vote.

Autocracy represents another decision-making strategy where a single stakeholder has the authority to make decisions independently. This stakeholder assumes full responsibility for the decisions made.

A more systematic approach is through Multi-Criteria Decision Analysis, which involves analyzing and ranking risks to inform decision-making.

Feel free to let me know if you need any further adjustments!