- Performance Measurement Baseline (PMB) – Podstawowa linia pomiaru wydajności
- Baseline – Linia bazowa (punkt odniesienia)
- Scope Baseline – Linia bazowa zakresu
- Schedule Baseline – Linia bazowa harmonogramu
- Cost Baseline – Linia bazowa kosztów
Na początek zacznijmy od bazy. Czym jest baza? Możemy powiedzieć, że baza to nasz pierwszy plan przed rozpoczęciem projektu, a po rozpoczęciu jego realizacji porównujemy rzeczywiste wyniki projektu z bazą. Dlatego jest to narzędzie do pomiaru wydajności projektu.
Przed rozpoczęciem projektu, w trakcie grupy procesów planowania, musimy stworzyć trzy bazy. Najpierw musimy stworzyć bazę zakresu. Możemy powiedzieć, że baza zakresu to definicja pracy do wykonania podczas realizacji projektu. Szczegółowo omówimy bazę zakresu w sekcji zarządzania zakresem. Na razie proszę zauważyć, że składa się ona z trzech głównych komponentów: opisu zakresu projektu, struktury podziału pracy, czyli WBS (Work Breakdown Structure), oraz słownika WBS. O wszystkich tych komponentach porozmawiamy w sekcji dotyczącej zarządzania zakresem.
Kolejną bazą, którą musimy stworzyć, jest baza harmonogramu. To nic innego jak zatwierdzony harmonogram projektu. A trzecia baza to baza kosztów. To pierwszy zatwierdzony budżet projektu.
Chociaż działania, które podejmujemy w celu stworzenia tych baz, są niemal równoległe, finalne dokumenty tworzone są w tej kolejności. Najpierw tworzymy bazę zakresu, ponieważ nie możemy ustalić harmonogramu ani budżetu, jeśli nie znamy zakresu. Następnie baza harmonogramu jest tworzona przed bazą kosztów, ponieważ nie możemy ustalić budżetu, jeśli nie znamy harmonogramu. Na przykład, aby ustalić budżet, musimy wiedzieć, które zasoby będą pracować przez ile dni. Jeśli nie znamy harmonogramu, nie możemy określić budżetu projektu.
Te trzy bazy są składnikami bazy pomiaru wydajności (Performance Measurement Baseline) . Dlatego podczas egzaminu, jeśli zobaczysz termin baza pomiaru wydajności, pamiętaj, że odnosi się to do tych trzech baz.
Co to jest linia bazowa (Baseline)?
Linia bazowa projektu to pierwszy plan, stworzony przed rozpoczęciem projektu. Po rozpoczęciu realizacji projektu porównujemy faktyczne wyniki projektu z linią bazową. Jest to więc narzędzie do pomiaru wydajności projektu.
Trzy kluczowe linie bazowe
Podczas planowania projektu, w fazie grupy procesów planowania, musimy utworzyć trzy główne linie bazowe.
-
Linia bazowa zakresu (Scope Baseline)
Linia bazowa zakresu to szczegółowa definicja prac, które muszą zostać wykonane podczas realizacji projektu. Składa się z trzech kluczowych elementów: Opisu zakresu projektu (Project Scope Statement), Struktury podziału pracy (WBS – Work Breakdown Structure) oraz Słownika WBS (WBS Dictionary). Szczegółowe omówienie tych elementów znajduje się w sekcji zarządzania zakresem. -
Linia bazowa harmonogramu (Schedule Baseline)
To zatwierdzony harmonogram projektu, który będzie stanowił punkt odniesienia do śledzenia realizacji projektu. -
Linia bazowa kosztów (Cost Baseline)
To pierwszy zatwierdzony budżet projektu, który będzie służył jako punkt odniesienia do oceny kosztów projektu.
Pomimo że procesy tworzenia tych linii bazowych często przebiegają równolegle, finalne dokumenty są przygotowywane w podanej kolejności. Najpierw tworzymy linię bazową zakresu – nie można ustalić harmonogramu i budżetu bez znajomości zakresu. Następnie tworzymy linię bazową harmonogramu, zanim przejdziemy do budżetu, ponieważ aby oszacować koszty, musimy znać harmonogram. Przykładowo, aby ustalić budżet, musimy wiedzieć, ile dni będą pracować poszczególne zasoby. Bez harmonogramu nie możemy precyzyjnie oszacować budżetu projektu.
Te trzy linie bazowe tworzą tzw. Linie Bazową Pomiaru Wydajności (Performance Measurement Baseline). Podczas egzaminu PMP, jeżeli spotkasz ten termin, oznacza on właśnie te trzy linie bazowe.
Znaczenie Pomiaru Wydajności w Zarządzaniu Projektami
Pomiar wydajności projektu oraz efektywności kierownika projektu jest kluczowy dla oceny sukcesu. Bez zdefiniowanej linii bazowej trudno ocenić, czy projekt został dobrze przeprowadzony. Jasno określone cele pozwalają na porównanie rzeczywistych wyników z planowanymi, co umożliwia ocenę postępu oraz identyfikację zadań do wykonania.
Potrójne Ograniczenia: Czas, Koszt i Zakres
Każde z trzech ograniczeń – czas, koszt i zakres – posiada linię bazową stworzoną w fazie planowania. Linie te dokumentują to, co zostało zaplanowane, zatwierdzone i przeznaczone na harmonogram, zakres oraz budżet projektu, zgodnie z wymaganiami klienta.
Zabezpieczenie Zgody na Linie Bazowe
Po utworzeniu linii bazowych należy uzyskać ich zatwierdzenie przez kluczowych klientów oraz interesariuszy, zazwyczaj poprzez formalne podpisanie. Wyznacza to cele projektu: realizację na czas, w ramach budżetu oraz zgodnie z ustalonym zakresem. Odstępstwa od tych linii bazowych nie są akceptowane – nie mniej, nie więcej.
Unikanie Rozszerzania Zakresu (“Gold Plating”)
Kierownicy projektów powinni unikać tzw. gold plating, czyli dodawania funkcji czy ulepszeń wykraczających poza ustalony zakres. Takie podejście zwiększa koszty oraz czas realizacji projektu bez dostarczania dodatkowej wartości. PMI wyraźnie odradza gold plating.
Zarządzanie Zmianami Linii Bazowej
Zmiana linii bazowej po jej zatwierdzeniu nie jest prostym procesem. Możliwe są modyfikacje, jednak muszą one zostać zatwierdzone przez komitet ds. zmian (Change Control Board) lub klienta. Przestrzeganie procesu zarządzania zmianami oraz uzyskanie odpowiednich akceptacji jest kluczowe przed wprowadzeniem jakichkolwiek modyfikacji. Kierownicy projektów muszą pilnować, aby unikać nieautoryzowanych zmian w ustalonych liniach bazowych.
Wykorzystanie Linii Bazowych w Oprogramowaniu do Zarządzania Projektami
Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Microsoft Project, pozwalają na tworzenie wielu linii bazowych (11 lub więcej) do śledzenia kosztów i harmonogramu. To umożliwia kierownikom projektów monitorowanie postępów projektu w stosunku do pierwotnych lub zmodyfikowanych linii bazowych, co daje wgląd w skuteczność planowania oraz pozwala na wyciąganie wniosków.
Przygotowanie do Egzaminu PMP: Pytania dotyczące Linii Bazowych
Na egzaminie PMP można się spodziewać wielu pytań dotyczących linii bazowych:
- Linia Bazowa Zakresu (Scope Baseline): Oczekuj pytań dotyczących jej elementów oraz ich powiązania z ogólnym zakresem projektu.
- Linia Bazowa Harmonogramu (Schedule Baseline): Przygotuj się do wyjaśnienia, jak tworzy się linię bazową harmonogramu oraz jakie są kryteria jej modyfikacji. Przydatna będzie znajomość wskaźników, takich jak Schedule Performance Index, oraz pojęć związanych z metodami przyspieszania harmonogramu, takich jak crashing i fast tracking.
- Linia Bazowa Kosztów (Cost Baseline): Spodziewaj się pytań związanych z terminologią kosztową oraz wzorami używanymi w Zarządzaniu Wartością Uzyskaną (Earned Value Management).
- Zarządzanie Zmianami: Wiele pytań będzie dotyczyć wdrażania i zarządzania zmianami w linii bazowej, co wymaga dogłębnego zrozumienia procesu Zarządzania Zmianami.
What is a baseline? We can say that a baseline is our first plan before we start the project, after we start to execute the project. We compare the project actuals against the baseline. Therefore, it is a tool for measuring the project performance.
Before starting the project, during the planning process group, we need to create three baselines. First we need to create the scope baseline. We can say the scope baseline is the definition of the work to be done during the execution of the project. We will talk about the scope baseline in the scope management section in detail. But for now, please note that it has three major components. These are Project scope statement, the work breakdown structure or in abbreviated terms WBS and the WBS Dictionary. We will talk about all of these components in the scope management section.
The next baseline we need to create is the schedule baseline. This is nothing but the approved project schedule. And the third baseline is the cost baseline. This is the first approved budget for the project.
Although the activities we conduct in order to create these baselines are almost parallel to each other, the final documents are created in this order. First, the scope baseline is created because we can’t determine the schedule and the budget if we don’t know the scope. After that, the schedule baseline is created before the cost baseline because we can’t determine the budget if we don’t know the schedule. For example, to determine the budget, we need to know which resource will work for how many days. If we don’t know the schedule, we can’t determine the budget of the project.
These three baselines are the components of the performance measurement baseline. So during the exam, if you see the term the performance measurement baseline, please note that it is talking about these three baselines.
Importance of Performance Measurement in Project Management
Measuring the performance of a project and the effectiveness of the project manager is essential for evaluating success. Without a defined baseline or benchmark, it becomes challenging to determine whether the project manager performed well. Establishing clear targets or goals allows for comparisons with actual performance, enabling us to assess our progress and identify remaining tasks.
The Triple Constraints: Time, Cost, and Scope
Each of the triple constraints—time, cost, and scope—has a baseline established during the planning phase of the project management process. This baseline documents what was planned, scheduled, and budgeted in terms of the project’s schedule, scope, and cost. It should encompass all the requirements as per the agreed scope with the customer.
These three baselines collectively form what is known as the Performance Measurement Baseline.
Securing Agreement on Baselines
Once the baselines are established, it is crucial to obtain agreement from key customers and stakeholders, often through a formal sign-off. This sign-off sets the project’s targets: delivering on or before schedule, staying within budget, and meeting the defined scope. Deviations from these baselines are not acceptable—no less and no more.
Avoiding Gold Plating
Project managers should refrain from gold plating, which involves adding extra features or enhancements beyond the agreed scope. This practice does not provide value to the project and only results in additional costs and time. PMI advises against any form of gold plating.
Managing Changes to the Baseline
Changing the baseline after it has been created and approved is not a straightforward process. While it is possible to make adjustments, such changes must be authorized by the change control board or the customer. Adhering to the change management process and obtaining the necessary approvals is critical before any modifications can occur. Project managers must vigilantly guard against unauthorized changes to the established baselines.
Using Baselines in Project Management Software
Project management tools like Microsoft Project allow users to set up multiple baselines (11 or more) for tracking cost and schedule performance. This capability enables project managers to monitor the project’s progress against the original or adjusted baselines, facilitating insights into planning effectiveness and lessons learned. Therefore, having a baseline is essential, and leveraging project management software can be immensely helpful.
PMP Exam Preparation: Baseline Questions
The PMP exam contains numerous questions that assess your understanding of baselines:
- Scope Baseline: Expect questions regarding its components and how they relate to the overall project scope.
- Schedule Baseline: Be prepared to explain how to establish a schedule baseline and the criteria for changing it. Familiarity with metrics such as the Schedule Performance Index, along with concepts like crashing, fast tracking, and float calculation, is necessary.
- Cost Baseline: Questions in this area will cover various cost-related terminology and the formulas used in Earned Value Management.
- Change Management: A number of questions will focus on how to implement and manage changes to the baseline, necessitating a thorough understanding of the Change Management process.