Kontrola kosztów

Kluczowe kroki w procesie kontroli kosztów

Zbieranie danych dotyczących postępu prac: Przykłady obejmują liczbę roboczogodzin, ukończone części kodowania w projektach IT, czy postęp w pracach budowlanych. To, co istotne, to fakt, że dane dotyczące wydajności są zbierane podczas procesów wykonawczych, a nie bezpośrednio w procesach monitorowania i kontroli.
Pomiar postępu przy użyciu analizy wartości wypracowanej i analizy odchyleń: W tej części stosujemy analizę odchyleń (współczynniki CV, SV, VC), które umożliwiają precyzyjne mierzenie postępu na podstawie wcześniej omówionych zasad.
Analiza trendów i przyszłej wydajności: Na tym etapie przeprowadzamy analizę trendów, aby określić trend postępu prac oraz wyliczyć wskaźnik wydajności do zakończenia (TCPI), co jest niezbędne do realizacji projektu w ramach budżetu. Dodatkowo, sprawdzamy rezerwy, aby ocenić status rezerw na nieprzewidziane wydatki oraz rezerw zarządczych. Dzięki analizie rezerw możemy ocenić, czy pierwotnie założone rezerwy są wystarczające lub czy należy je zmodyfikować w przypadku nowych ryzyk.
Wnioskowanie o zmiany: Jeśli okaże się, że konieczna jest korekta rezerw, należy złożyć wniosek o zmianę. Taki wniosek powinien przejść przez standardową procedurę kontroli zmian i zostać zatwierdzony przez odpowiednie organy, takie jak Zespół Kontroli Zmian.
Przygotowanie raportów z postępu prac: Raporty te należy dostarczyć zainteresowanym stronom, które potrzebują bieżących informacji na temat realizacji projektu. W zależności od uzyskanych wyników możemy wprowadzać działania korygujące lub zapobiegawcze, co może prowadzić do rewizji planu zarządzania kosztami, bazy kosztów oraz innych dokumentów projektowych. Warto pamiętać, że każda zmiana w planie zarządzania kosztami wymaga zatwierdzenia przez Zespół Kontroli Zmian.
Korzystanie z planu zarządzania kosztami jako przewodnika: Plan zarządzania kosztami zawiera wytyczne dotyczące procesu kontroli kosztów, wzory raportów, częstotliwość mierzenia postępu oraz przygotowywania raportów.