Monitorowanie Ryzyk

Monitorowanie Ryzyk

W tej lekcji omówimy proces monitorowania ryzyk.

Wiemy, że jest to praca wykonywana po wysokopoziomowym zaplanowaniu procesu zarządzania ryzykiem. W tym miejscu nie zajmujemy się już samym planowaniem zarządzania ryzykiem – to właśnie w tej fazie tworzymy plan zarządzania ryzykiem.

Co Robimy w Procesie Monitorowania Ryzyk?

W procesie monitorowania ryzyk przyglądamy się wszystkim etapom i upewniamy się, że wszystko działa prawidłowo. Patrząc na wykres i myśląc o działaniach podejmowanych na każdym etapie, zastanówmy się, jakie konkretne działania podejmujemy w procesie monitorowania ryzyk.

Plan Zarządzania Ryzykiem

Najpierw sprawdzamy skuteczność planu zarządzania ryzykiem. Musimy upewnić się, że informacje w planie są wystarczające do prowadzenia innych procesów. Jeśli plan ma jakieś braki, możemy potrzebować wprowadzenia zmian, co wymagałoby złożenia wniosków o zmiany.

Identyfikacja Nowych Ryzyk

Podobnie jak w innych procesach zarządzania ryzykiem, możemy definiować nowe ryzyka, które będą następnie przechodzić przez te same procesy zarządzania ryzykiem, jak wszystkie pozostałe ryzyka. Jeśli mamy odchylenia od bazowej miary wydajności, może być konieczna ponowna ocena istniejących ryzyk.

Ocena Możliwości i Wpływu

Sprawdzamy prawdopodobieństwo i wpływ ryzyk w trakcie realizacji projektu. Możemy stwierdzić, że niektóre wpływy są mniejsze, a inne większe. W takim przypadku możemy dostosować wartości i priorytety ryzyk, co może wymagać modyfikacji rezerw awaryjnych.

Monitorowanie Ryzyk o Niskim Priorytecie

Monitorujemy ryzyka znajdujące się na liście obserwacyjnej (ryzyka o niskiej istotności). Jeśli ryzyko z tej listy zwiększy swój priorytet, należy usunąć je z listy obserwacyjnej i poddać pełnym procesom zarządzania ryzykiem.

Analiza Ilościowa

Monitorujemy wyniki analizy ilościowej ryzyka. Jeśli wpływy założone w analizie ilościowej różnią się od rzeczywistych, możemy potrzebować ponownej analizy, co może także wpłynąć na strategie odpowiedzi na ryzyko.

Aktualizacja Strategii Odpowiedzi na Ryzyka

Na podstawie naszych obserwacji możemy uznać niektóre odpowiedzi na ryzyko za niewystarczające. W takim przypadku możemy chcieć zaktualizować lub przypisać nowe odpowiedzi.

Rezerwy Awaryjne

W procesie monitorowania ryzyk korzystamy z rezerw awaryjnych, ale tylko wtedy, gdy wystąpi ryzyko uwzględnione w planie odpowiedzi. Jeśli wystąpi ryzyko, które nie zostało ujęte w planie, nie możemy wykorzystać rezerwy awaryjnej – wymagałoby to złożenia wniosku o zmianę bazowej miary kosztów lub harmonogramu.

Niespodziewane Wyniki

Monitorujemy ryzyka, które się zrealizowały, i sprawdzamy, czy przyniosły niespodziewane rezultaty.

Triggery Ryzyk

Wiemy, że triggery ryzyk są zidentyfikowane w procesie identyfikacji ryzyk, a następnie monitorujemy je progresywnie w tym procesie.

Dodatkowe Działania w Monitorowaniu Ryzyk

Oprócz działań wymienionych wyżej, monitorowanie ryzyk wymaga pewności, że wszystko jest wykonywane zgodnie z planem zarządzania ryzykiem. W przypadku potrzeby dokonania zmiany w zatwierdzonym dokumencie, składamy wniosek o zmianę. Informujemy interesariuszy o wszelkich zmianach dotyczących ryzyk oraz aktualizujemy rejestr ryzyk i raporty.

Analiza Rezerw i Wydajności Technicznej

Poprzez analizę rezerw monitorujemy, czy mamy wystarczającą ilość rezerw na ukończenie projektu w budżecie. Analiza wydajności technicznej polega na porównywaniu rzeczywistych danych technicznych z założeniami, a nieoczekiwane odchylenia mogą wskazywać na ryzyko.

Audyty i Spotkania Przeglądowe

Aby ocenić skuteczność zarządzania ryzykiem, przeprowadzamy audyty ryzyk i regularne spotkania przeglądowe. Omawiamy na nich sukces i wpływ wdrożonych strategii odpowiedzi na ryzyka oraz kwestie związane z ryzykami wtórnymi, nowymi i zamkniętymi ryzykami.

Zamknięcie Ryzyk i Praca Ratunkowa (Workarounds)

Jeśli ryzyko lub szansa nie zagrażają już projektowi, zamykamy je i przywracamy rezerwy organizacji. Praca ratunkowa jest podejmowana, gdy nie mamy przygotowanego planu awaryjnego dla ryzyk zaakceptowanych biernie lub nieprzewidzianych. Wysoka liczba działań ratunkowych może świadczyć o niedostatecznym zarządzaniu ryzykiem.

Jak Zmienia się Wpływ Ryzyk w Czasie?

Wpływ ryzyk zmienia się wraz z postępem projektu. Aktualizujemy rejestr ryzyk regularnie, aby odzwierciedlał bieżące ryzyka, a skumulowana miara ich wpływu zazwyczaj maleje z czasem. Jednak nowe ryzyka lub wzrost wpływu pewnych ryzyk mogą zwiększyć skumulowany wpływ.

Monitoring Risks

In this lecture, we will discuss the monitor risks process.

We know this is the work done after planning the risk management process at a high level. At this stage, we are no longer dealing with the planning of risk management itself – rather, this is where we execute the risk management plan.

What Do We Do in the Monitor Risks Process?

In the monitor risks process, we review all stages and ensure that everything is functioning correctly. By looking at the diagram and considering the activities in each stage, let’s examine the specific actions we take in the monitor risks process.

Risk Management Plan

First, we assess the effectiveness of the risk management plan. We need to make sure the information in the plan is sufficient to guide the other processes. If the plan has any gaps, we may need to introduce changes, which would require submitting change requests.

Identifying New Risks

As in other risk management processes, we may define new risks, which will then undergo the same risk management processes as all other risks. If we have deviations from the performance measurement baseline, it may be necessary to re-evaluate existing risks.

Assessing Probability and Impact

During the project, we regularly evaluate the probability and impact of risks. We may find that some impacts are smaller and others larger than initially thought. In such cases, we may adjust these values and priorities, which might require modifying contingency reserves.

Monitoring Low-Priority Risks

We monitor risks on the watch list (low-priority risks). If the priority of a risk on this list increases, we remove it from the watch list, and it then undergoes the full risk management processes.

Quantitative Analysis

We also monitor the results of quantitative risk analysis. If assumed impacts differ from actual impacts, we may need to re-do the quantitative analysis, which could impact risk response strategies.

Updating Risk Response Strategies

Based on our observations, we might find some risk responses insufficient. In such cases, we may update or assign new responses.

Contingency Reserves

In the monitor risks process, we use contingency reserves only when a risk included in the risk response plan occurs. If an unplanned risk occurs, we cannot use the contingency reserve – instead, we would need to request changes to the cost or schedule baselines.

Unexpected Outcomes

We monitor risks that have materialized and check for any unexpected outcomes.

Risk Triggers

We know that risk triggers are identified in the identify risks process and then monitored progressively in this process.

Additional Actions in Risk Monitoring

Besides the activities mentioned above, monitoring risks involves ensuring that everything is done according to the risk management plan. If any change to an approved document is needed, we submit a change request. We inform stakeholders of all changes related to risks and update the risk register and reports as needed.

Reserve and Technical Performance Analysis

Through reserve analysis, we monitor whether we have enough reserves to complete the project within budget. Technical performance analysis compares actual technical data with initial assumptions, and unexpected variances may signal risks.

Audits and Review Meetings

To evaluate the effectiveness of risk management, we conduct risk audits and hold regular review meetings. During these meetings, we discuss the success and impact of implemented risk response strategies, as well as secondary, new, and closed risks.

Closing Risks and Workarounds

If a risk or opportunity no longer affects the project, we close it and return the reserve to the organization. A workaround is taken when we lack a contingency plan for passively accepted or unidentified risks. A high number of workarounds may indicate insufficient risk management.

How Does the Impact of Risks Change Over Time?

Risk impact changes as the project progresses. We regularly update the risk register to reflect current risks, and the cumulative severity of risk generally decreases over time. However, new risks or an increase in the impact of certain risks could raise the cumulative severity.