Określanie budżetu

Proces określania budżetu

W tym wykładzie omówimy proces określania budżetu. Jak sama nazwa wskazuje, polega on na zsumowaniu wszystkich kosztów działań, pakietów prac i rezerw w celu ustalenia pełnego budżetu projektu. Celem jest uzyskanie kompletnego i wiarygodnego planu finansowego.

Najpierw sumujemy koszty poszczególnych działań, które zostały wcześniej oszacowane. Następnie grupujemy je w pakiety prac, dodając odpowiednie rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Tak powstają koszty pakietów prac.

• Koszt pakietu prac = suma kosztów działań + rezerwa na nieprzewidziane wydatki

Kolejny krok to agregacja kosztów pakietów prac do kont kontrolnych (ang. control accounts), które grupują pakiety na wyższym poziomie.

• Koszt konta kontrolnego = suma pakietów prac + rezerwa

Sumując wszystkie konta kontrolne, tworzymy bazę kosztów projektu (ang. cost baseline). To właśnie względem tej wartości kierownik projektu będzie później monitorował i kontrolował wydatki.

Rezerwy wliczone w bazę kosztów są wyliczane na podstawie zidentyfikowanych ryzyk i przewidywanych niepewności. Obejmują one zarówno poziom działań, jak i pakietów prac.

Po utworzeniu bazy kosztów, wyższe kierownictwo dodaje jeszcze rezerwę zarządczą (ang. management reserve), przeznaczoną na nieprzewidywalne ryzyka. Powstaje w ten sposób budżet całkowity projektu, który jest znany i kontrolowany przez zarząd. Kierownik projektu nie ma dostępu do tej części budżetu.

Weryfikacja budżetu

Po oszacowaniu budżetu należy porównać go z danymi z podobnych projektów. Pomocne są tu:

• Wiedza ekspertów
• Szacowanie parametryczne (np. procentowy udział danego typu prac)

Na przykład, jeśli w poprzednim projekcie budowlanym prace elektryczne stanowiły 25% budżetu, warto sprawdzić, czy w obecnym projekcie proporcja ta jest zbliżona. Jeśli nie – trzeba znaleźć i wyjaśnić różnice.

Przed finalizacją, budżet musi być zgodny z założeniami z Karty Projektu i spełniać jej ograniczenia.

Przykładowy scenariusz

Załóżmy, że:

• Oszacowałeś budżet projektu na 120 000 USD
• Wszystkie kalkulacje zostały potwierdzone przez ekspertów i analizę danych
• Jednak w Karcie Projektu widnieje budżet maksymalny: 100 000 USD

Co należy zrobić?

Wyjaśnij sytuację kierownictwu wyższego szczebla i zaproponuj konkretne rozwiązania. Samo poinformowanie o problemie nie wystarczy – trzeba przedstawić możliwe scenariusze, np. ograniczenie zakresu, zmianę harmonogramu lub ponowne przeliczenie kosztów.

Determine Budget Process (EN)

This process involves summing the estimated costs of individual activities and rolling them up into work packages and control accounts, adding contingency reserves to create the cost baseline. This is the reference point for tracking and controlling project costs.

Then, management adds a management reserve to address unforeseen risks, forming the complete project budget.

As a project manager, you should compare your estimates with historical data using expert judgment and parametric estimation to validate their accuracy. Before final approval, ensure the budget aligns with the project charter and its financial constraints.

Scenario: You calculated $120,000, but the approved charter states $100,000. In that case, clearly explain the gap and propose viable options. Simply reporting the issue is not enough – solutions are required.

In the next session, we will move on to Earned Value Analysis. Stay tuned!