Tailoring

Zarządzanie projektami można porównać do ubrań – jedno rozwiązanie nie pasuje każdemu. Procesy zarządzania projektami, które omawiamy na tym kursie, mogą być zbyt obszerne dla niektórych projektów, a dla innych niewystarczające. Każdy projekt jest inny i wyjątkowy, więc jako kierownik projektu musisz dopasować procesy tak, aby idealnie pasowały do specyfiki twojego projektu.

Nie musisz stosować wszystkich procesów, które omawiamy. Wybieraj tylko te, które są niezbędne, a szczegółowość procesu powinna odpowiadać potrzebom konkretnego projektu. Na tym polega koncepcja dostosowywania.

Dostosowywanie można zastosować do wielu aspektów projektu, nie tylko do procesów zarządzania. Dotyczy to zarówno środowisk przewidywalnych, jak i adaptacyjnych. Wybierając cykl życia projektu, stosując techniki czy przygotowując dokumenty, zawsze warto dostosować je do aktualnych potrzeb projektu, organizacji oraz otoczenia.

Przykładem może być przygotowanie dokumentu na podstawie szablonu. Nie używamy go bez zmian – modyfikujemy go, aby uwzględniał specyficzne wymagania projektu i organizacji. To właśnie jest dostosowywanie.

Załóżmy, że nasze środowisko wskazuje, że najlepiej sprawdzi się cykl Agile, co oznacza, że musimy wybrać konkretne podejście do zastosowania, np. Scrum lub Extreme Programming (XP).

Wybierając odpowiednie podejście Agile, warto uwzględnić poziom doświadczenia i umiejętności zespołu. Być może część członków zespołu już wcześniej pracowała z niektórymi z tych metod, co ułatwi ich wdrożenie. Warto również rozważyć wymagania przemysłowe i regulacyjne, które mogą sprawić, że niektóre podejścia będą mniej odpowiednie.

Jednak w wielu przypadkach jedno podejście nie spełnia w pełni wszystkich naszych oczekiwań. W takich sytuacjach możemy połączyć różne podejścia, np. Scrum i Kanban. Takie podejście pozwala nam stosować techniki Scrum, jak codzienne spotkania, retrospektywy czy przeglądy sprintów, jednocześnie wykorzystując zasady Kanban, aby zespół mógł samodzielnie podejmować zadania z listy.

Jednak nawet połączenie kilku podejść nie zawsze zapewnia idealne dopasowanie. Dlatego kluczowym krokiem może być dostosowanie (tailoring) metod do potrzeb projektu. Dostosowywanie nie polega na przypadkowym odrzucaniu technik. Proces ten wymaga odpowiedniego podejścia, ponieważ niepoprawnie przeprowadzony może negatywnie wpłynąć na projekt i interesariuszy.

Dobrym podejściem jest rozpoczęcie pracy z danym podejściem, stosując wszystkie techniki zgodnie z ich teoretycznymi założeniami. Po zdobyciu doświadczenia możemy dostosować techniki do naszych specyficznych potrzeb, np. zamiast codziennych spotkań możemy je organizować co dwa dni. Stopniowe wprowadzanie zmian pozwala na lepsze dopasowanie procesów do projektu. 

Ważne jest, aby proces dostosowywania odbywał się we współpracy z osobami, które będą korzystać z tych procesów. Współpraca z interesariuszami ułatwia adaptację i zmniejsza opór przed zmianami.

Załóżmy, że mamy środowisko, w którym większość atrybutów wskazuje na zastosowanie podejścia Agile, ale istnieje wysoki poziom pewności (czyli przewidywalności) projektu. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem może być dostosowanie procesów Agile do bardziej przewidywalnych warunków. Możemy np. zwiększyć czas trwania iteracji, ale nadal będziemy zbierać regularne opinie od klienta, aby zachować zalety Agile.

Inny scenariusz może być taki, że choć projekt jest prowadzony w Agile, występują opóźnienia w dostarczaniu iteracji. W takim przypadku możemy wprowadzić Kanban, aby usprawnić procesy i zidentyfikować przyczyny opóźnień. 

Inny przypadek może dotyczyć oporu wobec Agile ze względu na obawy przed transparentnością lub nieznajomością terminów Agile. W takim środowisku warto użyć zdolności przywódczych, aby pokazać korzyści wynikające z Agile lub dostosować terminologię, aby była bardziej zrozumiała i przystępna dla interesariuszy.

Omawialiśmy również scenariusze z dużymi zespołami lub zespołami rozproszonymi geograficznie. W takich przypadkach dzielenie zespołu na mniejsze jednostki, ustalanie mniejszych iteracji lub użycie technologii do poprawy współpracy mogą być skutecznymi działaniami dostosowawczymi.

Podsumowując, koncepcja dostosowywania polega na balansowaniu pomiędzy wymaganiami projektu a atrybutami środowiska. Praktyka dostosowywania wymaga elastyczności i umiejętności wyboru odpowiednich działań, aby jak najlepiej dopasować metodykę do specyficznych potrzeb projektu. W egzaminie możesz napotkać pytania związane z różnymi scenariuszami – staraj się myśleć logicznie i stosować zasady dostosowywania, które omawialiśmy tutaj.