Walidacja zakresu

Validate Scope and Control Scope

Zakończyliśmy już procesy planowania w tym obszarze. Teraz pozostały nam dwa procesy: Walidacja zakresu i Kontrolowanie zakresu. Są one częścią procesów monitorowania i kontrolowania w zarządzaniu zakresem.

W tej sesji omówimy jeden z tych procesów monitorowania i kontrolowania: proces Walidacji zakresu.

Nazwa tego procesu może czasami wprowadzać w błąd. Aby uniknąć nieporozumień, zacznijmy od ogólnego przeglądu. Zrozumienie szerokiego obrazu zarządzania zakresem pozwoli lepiej zrozumieć proces Walidacji zakresu.

Na początku, po opracowaniu planu zarządzania zakresem, definiujemy wymagania projektu. Następnie tworzymy deklarację zakresu projektu na podstawie tych wymagań. Kolejnym krokiem jest opracowanie struktury podziału pracy (WBS) oraz słownika WBS. Razem tworzą one bazowy zakres projektu.

Ponieważ planowanie jest iteracyjne, możemy wielokrotnie powracać do tych kroków i je modyfikować, dopóki plan zarządzania projektem nie zostanie zatwierdzony. Wszystkie te kroki są częścią działań planistycznych, które odbywają się przed zatwierdzeniem planu zarządzania projektem.

Co dzieje się dalej? Po zatwierdzeniu planu zarządzania projektem rozpoczynamy realizację prac projektowych, dostarczając produkty wynikające z bazowego zakresu. Na przykład, jeśli budujemy dom, ukończenie dachu może być jednym z produktów.

Dążymy do walidacji tych dostarczanych produktów z klientem przed zakończeniem projektu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której budujemy stronę internetową i prezentujemy klientowi stronę główną dopiero na końcu. Jeśli klientowi nie spodoba się układ, może to oznaczać znaczące przeróbki. Zamiast tego, walidując produkty na różnych etapach, upewniamy się, że spełniają one oczekiwania klienta i unikamy niespodzianek.

Na przykład możemy walidować pojedyncze pakiety robocze z klientem po ich ukończeniu. Ta iteracyjna walidacja pomaga zapewnić, że produkty spełniają standardy jakości projektu, zanim zostaną przedstawione klientowi. Najpierw wykonujemy kontrolę jakości wewnętrznie, upewniając się, że wszystkie problemy zostały rozwiązane, zanim przejdziemy do walidacji przez klienta. Produkty, które przejdą tę wewnętrzną kontrolę, uznaje się za zweryfikowane.

Proces Walidacji zakresu trwa przez cały cykl życia projektu, upewniając się, że każdy dostarczony produkt jest zgodny z bazowym zakresem. Po zakończeniu prac projektowych dążymy do uzyskania ostatecznej akceptacji produktów projektu podczas procesu zamknięcia projektu lub fazy. Wcześniejsze walidacje w procesie Walidacji zakresu torują drogę do tej ostatecznej aprobaty.

Oprócz procesu Walidacji zakresu, mamy również proces Kontrolowania zakresu, który działa przez cały projekt — od zatwierdzenia planu zarządzania projektem aż do zakończenia projektu. Proces ten zapewnia, że prace projektowe pozostają zgodne z bazowym zakresem.

In this session, we will discuss one of these monitoring and controlling processes: the Validate Scope process.

The name of this process can sometimes be misleading. To avoid confusion, let’s start with an overview. Understanding the big picture of scope management will clarify the Validate Scope process.

Initially, after preparing the scope management plan, we define the project requirements. Then, we create the project scope statement based on these requirements. Following this, we develop the Work Breakdown Structure (WBS) and the WBS Dictionary. Together, these form the scope baseline of the project.

Since planning is iterative, we may revisit and revise these steps as needed until we get the project management plan approved. These steps are all part of the planning activities conducted before the approval of the project management plan.

Now, let’s talk about what happens next. Once the project management plan is approved, we start executing the project work, producing deliverables as outlined in the scope baseline. For instance, if we are constructing a house, completing the roof might be one of the deliverables.

We seek to validate these deliverables with the customer before the project’s end. Consider this scenario: we are building a website and present the homepage to the customer only at the end. If the customer dislikes the layout, it could mean significant rework. Instead, by validating deliverables at various stages, we ensure alignment with customer expectations and avoid surprises.

For example, we might validate individual work packages with the customer upon their completion. This iterative validation helps ensure that the deliverables meet the project’s quality standards before presenting them to the customer. We perform quality control internally first, ensuring any issues are resolved before customer validation. Deliverables that pass this internal check are considered verified.

The Validate Scope process continues throughout the project lifecycle, ensuring each deliverable aligns with the scope baseline. After the project work is completed, we seek final acceptance of the project deliverables during the project or phase closure process. The interim validations during the Validate Scope process pave the way for this final approval.

In addition to Validate Scope, we also have the Control Scope process, which operates throughout the project from the project management plan approval to project completion. This process ensures that the project work remains aligned with the scope baseline.