Monitorowanie i kontrolowanie prac projektowych

Wprowadzenie do monitorowania i kontrolowania prac projektowych

Do tej pory sformułowaliśmy plany projektowe i rozpoczęliśmy fazę realizacji. Oznacza to, że mamy zarówno zaplanowane, jak i rzeczywiste wartości dla naszego projektu. Ważne jest, aby podczas realizacji oceniać nasz postęp w porównaniu z pierwotnym planem. Czy jesteśmy przed harmonogramem? Czy mieszczymy się w budżecie? Jak zarządzamy zakresem projektu?

Aby odpowiedzieć na te pytania, musimy porównać nasze rzeczywiste wyniki z tym, co zostało zaplanowane. Proces monitorowania i kontrolowania obejmuje właśnie to porównanie. Konkretnie, monitorowanie i kontrolowanie prac projektowych to jeden z kilku procesów, które wchodzą w skład tej kategorii. W tej fazie angażujemy się również w takie działania jak analiza ryzyka i kontrola jakości.

Ważne jest, aby rozróżnić proces monitorowania i kontrolowania prac projektowych od ogólnej grupy procesów monitorowania i kontrolowania. Ten pierwszy to specyficzny proces w obszarze zarządzania integracją, podczas gdy ten drugi obejmuje jedną z pięciu grup procesów w zarządzaniu projektami.

Cel monitorowania i kontrolowania prac projektowych

Aby zrozumieć cel monitorowania i kontrolowania prac projektowych, musimy najpierw pojąć ramy procesów monitorowania i kontrolowania. W trakcie realizacji projektu zbieramy dane o wykonaniu pracy, które służą jako surowa informacja wygenerowana z naszych wysiłków.

Po zebraniu danych przeprowadzamy analizy tych informacji, koncentrując się na różnych obszarach wiedzy. Na przykład obszar zarządzania harmonogramem projektu obejmuje specyficzny proces, znany jako kontrola harmonogramu, który ocenia nasze trzymanie się planu czasowego projektu. Podobnie, w obszarze zarządzania kosztami istnieje proces monitorowania i kontrolowania, który koncentruje się na ocenie budżetu. Te analizy nazywane są ocenami wyników opartymi na obszarach wiedzy.

Po zebraniu i przeanalizowaniu tych informacji z różnych obszarów wiedzy, kompilujemy je w kompleksowy raport o wykonaniu pracy projektowej. Raport ten przedstawia ogólny stan projektu, a nie skupia się wyłącznie na pojedynczych aspektach.

Jednym z głównych celów procesu monitorowania i kontrolowania prac projektowych jest przygotowanie tego raportu, który syntetyzuje informacje ze wszystkich obszarów projektu.

Techniki analizy danych

Podczas przygotowywania raportu o wykonaniu pracy projektowej, możemy wykorzystać różne techniki analizy danych, w tym:

• Analiza alternatyw: Pomaga zidentyfikować najskuteczniejsze rozwiązanie spośród różnych alternatyw. Na przykład, jeśli zidentyfikujemy kilka działań naprawczych lub zapobiegawczych, ta analiza pozwala przewidzieć, które z nich będzie najskuteczniejsze.

• Analiza kosztów i korzyści: Ta metoda polega na ocenie kosztów związanych z działaniem naprawczym w porównaniu do korzyści, jakie może przynieść. Na przykład, jeśli działanie naprawcze kosztuje 100 000 USD, porównujemy to z potencjalnymi korzyściami, takimi jak utrzymanie dobrej relacji z kontrahentem.

• Analiza wartości uzyskanej (Earned Value Analysis): Pozwala ocenić wyniki projektu w porównaniu do ustalonych baz kosztowych i harmonogramowych. Pomaga także przewidywać przyszłe wydatki na podstawie obecnych wydatków i ukończonej pracy.

• Analiza przyczyn źródłowych: Kiedy napotykamy problemy, takie jak opóźnienia czy przekroczenie budżetu, ta analiza ma na celu zidentyfikowanie podstawowych przyczyn, co pozwala skutecznie je rozwiązać i zapobiec ich ponownemu wystąpieniu.

• Analiza trendów: Ocena danych projektowych na przestrzeni czasu w celu zidentyfikowania wzorców i prognozowania przyszłych wyników na podstawie zaobserwowanych trendów.

• Analiza odchyleń: Ocena różnicy między planowanymi wynikami a rzeczywistymi rezultatami, pomagająca zidentyfikować wszelkie rozbieżności.

Oprócz tych technik analitycznych, ważne są również narzędzia do podejmowania decyzji. Pomagają one w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących działań naprawczych lub zapobiegawczych. Można stosować techniki takie jak głosowanie, ale kluczowe jest również posiadanie fachowej wiedzy, która poprowadzi te procesy.

Wnioski o zmianę

Po analizie raport o wykonaniu pracy może wskazywać na potrzebę wprowadzenia zmian w planach projektowych. Te zmiany są formalizowane poprzez wnioski o zmianę, które wymagają fachowej wiedzy i mogą wynikać z różnych procesów projektowych.

Zazwyczaj wnioski o zmianę dzielą się na trzy kategorie:

• Działania naprawcze: Kiedy projekt jest opóźniony, działania naprawcze polegają na dostosowaniu przyszłych planów, aby projekt wrócił na właściwe tory. Przykładem może być zwiększenie zasobów zespołu, aby przyspieszyć postęp.

• Naprawa wad: Ta kategoria dotyczy naprawiania błędów popełnionych w trakcie projektu, co często wiąże się z dodatkowymi kosztami i zasobami.

• Działania zapobiegawcze: W tej kategorii dokonuje się dostosowań proaktywnie, aby uniknąć potencjalnych problemów, korzystając z doświadczeń w przewidywaniu i minimalizowaniu ryzyka, zanim się ono pojawi.

Podsumowując, omówiliśmy kluczowe działania związane z procesem monitorowania i kontrolowania prac projektowych. W następnym wykładzie zajmiemy się analizą wysokopoziomowych miar efektywności projektu.

Introduction to Monitoring and Controlling Project Work

By this point, we have already formulated our project plans and initiated the execution phase. This means we now possess both planned and actual values for our project. It’s essential during execution to assess our progress against the original plan. Are we ahead of schedule? Are we within budget? How are we managing our project scope?

To answer these questions, we must compare our actual performance with what was planned. The process of monitoring and controlling involves this comparison. Specifically, monitoring and controlling project work is one of the several processes that fall under this category. During this stage, we also engage in activities such as risk analysis and quality control.

It’s important to distinguish between the monitoring and controlling project work process and the overall monitoring and controlling process group. The former is a specific process within the integration management knowledge area, whereas the latter encompasses one of the five process groups in project management.

Purpose of Monitoring and Controlling Project Work

To grasp the purpose of monitoring and controlling project work, we first need to understand the overarching framework of monitoring and controlling processes. As we carry out the project, we gather work performance data, which serves as the raw information generated from our efforts.

Following data collection, we perform analyses using this work performance data, focusing on different knowledge areas. For example, the Project Schedule Management area includes a specific process known as control schedule, which involves evaluating our adherence to the project timeline. Similarly, the Project Cost Management area has its own monitoring and controlling process focused on budget evaluation. These analyses are termed knowledge area-based performance assessments.

After gathering and analyzing this information from various knowledge areas, we compile it into a comprehensive project performance report. This highlights the overall health of the project rather than just focusing on individual aspects.

One of the main objectives of the monitoring and controlling project work process is to prepare this work performance report, which synthesizes information from all areas of the project.

Data Analysis Techniques

In preparing the work performance report, several data analysis techniques may be utilized, including:

• Alternatives Analysis: This technique helps identify the most effective course of action among various alternatives. For instance, if we identify multiple corrective or preventive measures, this analysis allows us to predict the most effective option.

• Cost-Benefit Analysis: This method involves evaluating the costs associated with a corrective action against the benefits it might yield. For example, if a corrective measure costs $100,000, we weigh that against the potential benefits, such as maintaining a strong relationship with a contractor.

• Earned Value Analysis: This technique enables us to assess project performance against the established cost and schedule baselines. It also assists in forecasting future expenditures based on current spending and completed work.

• Root Cause Analysis: When we encounter issues such as delays or budget overruns, this analysis seeks to identify the underlying causes, allowing us to address them effectively and prevent recurrence.

• Trend Analysis: This method evaluates project data over time to discern patterns and make future performance predictions based on observed trends.

• Variance Analysis: This technique assesses the difference between planned performance and actual results, helping to identify any discrepancies.

In addition to these analytical techniques, decision-making tools are also vital. These tools facilitate informed decisions regarding corrective or preventive actions. Techniques such as voting can be employed for collaborative decision-making, but it’s crucial to have expert judgment available to guide these processes.

Change Requests

Following the analysis, the work performance report may indicate the need for changes to project plans. These changes are formalized through change requests, which necessitate expertise and can originate from various project processes.

Typically, change requests fall into three categories:

1. Corrective Action: When a project is behind schedule, for instance, corrective actions involve adjusting future plans to bring the project back on track. An example might be increasing team resources to expedite progress.

2. Defect Repair: This category pertains to correcting errors made during the project, which often incurs additional costs and resources.

3. Preventive Action: Here, adjustments are made proactively to avert potential issues, leveraging experience to predict and mitigate risks before they materialize.