Pozyskiwanie Zasobów

Pozyskiwanie Zasobów: Omówienie Procesu

W tej lekcji omówimy proces pozyskiwania zasobów, zarówno ludzkich, jak i fizycznych, poprzez ich przydział lub nabycie. Plan zarządzania zasobami dostarcza nam wytycznych dotyczących tego, w jaki sposób pozyskiwać zasoby. Plan ten obejmuje także informacje o wymaganej liczbie zasobów ludzkich i fizycznych, co jest niezbędne podczas pozyskiwania zasobów.

Następnie musimy wiedzieć, kiedy pozyskać zasoby i kiedy je zwolnić, dlatego korzystamy z harmonogramu projektu i kalendarzy zasobów. Na koniec potrzebujemy informacji o kosztach zasobów, aby pozyskać je zgodnie z założonymi kosztami, a do tego celu używamy podstawy kosztów projektu.

Pozyskiwanie zasobów wewnętrznych i zewnętrznych

Zasoby można pozyskać wewnętrznie lub zewnętrznie, zarówno w przypadku zasobów ludzkich, jak i fizycznych. Jeśli zasób znajduje się w naszej organizacji, można go przydzielić do projektu. Jeśli jednak zasób jest przydzielony do innego projektu, możemy potrzebować umiejętności interpersonalnych i negocjacyjnych, aby pozyskać go na nasz projekt – na przykład negocjując z innym kierownikiem projektu lub menedżerem funkcjonalnym.

Czasem te wewnętrzne przydziały są realizowane przed rozpoczęciem projektu i nazywa się je „przydziałem wstępnym”. Przydziały wstępne mogą dotyczyć zarówno zasobów ludzkich, jak i fizycznych, a są one wyszczególnione w karcie projektu.

Jeśli zasób nie jest dostępny wewnętrznie, możemy go pozyskać zewnętrznie poprzez etapy związane z zamówieniami. W przypadku zasobów ludzkich konieczne może być skonsultowanie się z działem HR w celu rekrutacji.

Typy zespołów projektowych

Podczas pozyskiwania zasobów tworzymy zespoły, które będą pracować nad projektem. Warto znać różne typy zespołów i ustalić, jaki rodzaj zespołu będzie najlepszy. Omówimy cztery typy zespołów: zespoły dedykowane, zespoły pracujące w niepełnym wymiarze czasu, partnerstwa oraz zespoły wirtualne.

• Zespoły dedykowane: Większość członków zespołu pracuje nad jednym projektem na pełen etat, co pozwala im lepiej skoncentrować się na zadaniach. Kierownik projektu ma większą kontrolę nad zespołem, co ułatwia zarządzanie. Ten typ zespołów jest najczęściej spotykany w organizacjach projektowych i macierzowych.

• Zespoły pracujące w niepełnym wymiarze czasu: Członkowie zespołu pracują nad projektem jedynie w niepełnym wymiarze czasu, realizując jednocześnie inne zadania lub pracując nad innymi projektami. W takich zespołach kierownik projektu musi często stosować umiejętności negocjacyjne i kontaktować się z menedżerami funkcjonalnymi i projektowymi w celu przydzielania i utrzymywania członków zespołu.

• Partnerstwa: Kiedy kilka organizacji wspólnie realizuje projekt, tworzą partnerstwo, w którym członkowie zespołu mogą pochodzić z różnych firm. Zespoły tego typu są trudne w zarządzaniu i niosą dodatkowe ryzyko, co wymaga skutecznego zarządzania ryzykiem.

• Zespoły wirtualne: Członkowie zespołu pracują z różnych lokalizacji, często w różnych strefach czasowych, posługując się różnymi normami kulturowymi i językami. Komunikacja odbywa się za pomocą aplikacji takich jak Skype lub Zoom. Zarządzanie takim zespołem bywa trudne, co może wiązać się z dodatkowymi ryzykami i wymaga skutecznego zarządzania ryzykiem.